Technologie ist der Motor, der in Ihrem Unternehmen Produktivität und Innovation voranbringt. Eine aktuelle Fallstudie legt jedoch einige besorgniserregende Statistiken offen: Durchschnittlich verschwenden Unternehmen jedes Jahr 4.072 $ pro Mitarbeiter:in infolge technischer Probleme. Darüber hinaus verbringen Mitarbeitende pro Woche beinahe drei Stunden mit der Bewältigung dieser Probleme. Remotemitarbeitende sind mit einem Produktivitätsrückgang von 73 % am stärksten betroffen, gefolgt von 41 % bei den Hybridmitarbeitenden und 22 % der Mitarbeitenden vor Ort.
Angesichts dieser Herausforderungen müssen Unternehmen bei der Verwaltung von Technologie strategisch vorgehen. Dies beinhaltet unter anderem eine Beurteilung der IT-Infrastruktur.
Was ist eine Beurteilung der IT-Infrastruktur?
Eine Beurteilung der IT-Infrastruktur ist eine umfassende Bewertung des Technologieumfelds Ihres Unternehmens, darunter Hardware, Software, Netzwerke und deren Leistung insgesamt.
Die Ziele einer Beurteilung der IT-Infrastruktur liegen in erster Linie darin, die Effizienz, Sicherheit und Kosteneffektivität Ihres IT-Betriebs sicherzustellen. Dieser Prozess kann potenzielle Schwachstellen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufdecken und hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen bezüglich Technologie-Upgrades und -Investitionen zu treffen.
Jede Technologie hat einen Lebenszyklus: Desktops halten vier bis sechs Jahre, Smartphones zwei bis drei Jahre und Server zwischen fünf und sieben Jahren oder länger. Sie sollten erkennen, wann eine Technologie die Schwelle von einem Asset zu einem anfälligen Gerät überschritten hat, sei es, weil die Technologie einfach ausfällt, ihr Anbieter keinen Support mehr für dieses Modell anbietet oder die neueste Version Ihrer geschäftskritischen Anwendungen nicht mehr ausgeführt werden kann.
Eine Erneuerung der IT-Infrastruktur ist kein einzelnes Ereignis, sondern eine anhaltende strategische Maßnahme. Verschiedene Komponenten erfordern gestaffelte Aktualisierungszyklen, um die optimale Leistung sicherzustellen. Hier stellen wir umsetzbare Strategien vor, mit denen Sie den maximalen Nutzen aus Ihrer IT-Ausrüstung ziehen, indem Sie eine Beurteilung der IT-Infrastruktur durchführen.
Schritte zur Beurteilung der IT-Infrastruktur
1. Technischen Bedarf definieren
Bevor Sie sich die bestehende Technologie ansehen, müssen Sie sich mit den Anforderungen Ihres Unternehmens befassen. Für Kunden sind das beispielsweise benutzerfreundliche Schnittstellen, responsive Plattformen für den Kundendienst und personalisierte technologiegestützte Dienste. In Ihrem Team kann es sich dabei um Projektmanagementtools wie Monday oder Asana, Remotesupporttools wie GoTo Resolve oder LogMeIn Rescue und Kommunikationsplattformen wie GoTo Connect oder Slack handeln. Das Verständnis dieser Anforderungen schafft einen theoretischen Rahmen, der es Ihnen ermöglicht, die Effektivität Ihrer derzeitigen Infrastruktur an einer definierten Basislinie zu messen und zu entscheiden, ob Ihre aktuelle Einrichtung Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft (oder verschaffen würde).
2. Lücken in der Infrastruktur erkennen
Gehen Sie bei der Bewertung der technologischen Ausstattung kritisch vor. Erledigt die aktuelle IT-Infrastruktur das, was sie soll? Ermöglicht Sie es Ihnen, wettbewerbsfähig zu bleiben? Sind die Mitarbeitenden zufrieden und produktiv? Falls nicht, ist es jetzt an der Zeit, spezifische Lücken in der Infrastruktur zu erkennen, die unmittelbar mit potenziellen finanziellen Verlusten, Betriebsunterbrechungen und verschwendeter Zeit im Unternehmen zusammenhängen. Die Erkennung dieser Mängel ist dann hilfreich, wenn es darum geht, Vorgesetzten Upgrades vorzuschlagen.
3. Feststellen, wann Ihr Netzwerk am effizientesten ist
Heutzutage ist ein robustes Netzwerk der Unternehmensklasse ein Muss. Verfügen Sie über ausreichend Bandweite? Treten Datenverzögerungen oder Probleme mit der Speicherung und Kommunikation auf? Ein zuverlässiges Netzwerk erleichtert den ununterbrochenen Datenfluss und die nahtlose Kommunikation, während ein ineffizientes Netzwerk Ausfälle wie unterbrochene Workflows und potenzielle verpasste Chancen nach sich zieht. Letztendlich hat die Netzwerkqualität erheblichen Einfluss auf die betriebliche Effizienz und Ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt.
4. Die aktuellen IT-Systeme beurteilen
Machen Sie sich ein umfassendes Bild von Ihren derzeitigen IT-Systemen, also von den Hardwarekomponenten, den Softwareanwendungen, der Netzwerkarchitektur und der allgemeinen Systemleistung. Dies beinhaltet eine Untersuchung der Hardwarebedingungen, des Softwareinventars und kritischer Leistungsmetriken wie der Systembetriebszeit, der Antwortzeit, der Netzwerklatenz, dem Durchsatz, den Fehlerraten, der Ressourcennutzung und der Benutzerzufriedenheit. Sehen Sie sich zusätzlich die Erfahrungen Ihres Teams mit der Technologie an: Inwiefern unterstützt sie es bei seinen Aufgaben? Wie benutzerfreundlich ist sie? Welche Verbesserungen werden vorgeschlagen? Diese Einblicke verschaffen Ihnen einen besseren Überblick über die Stärken Ihrer Technologie und die Bereiche mit Verbesserungspotenzial.
5. Gesamtbetriebskosten für neue Technologie beurteilen
Zu viele IT-Abteilungen sehen sich nur die direkten Kosten einer Technologieanschaffung an. Doch laut Forschungen repräsentieren diese Kosten nur 20 Prozent der letztendlichen Kosten für eine Technologielösung. Alle indirekten Kosten (Schulungen, Ausfallzeiten, Wartung usw.) werden in der Regel nicht im Budget erfasst. Daher sind sie später eine unangenehme Überraschung, die sich negativ auf den Gewinn Ihres Unternehmens auswirkt. Sie müssen sowohl die direkten als auch die indirekten Kosten berücksichtigen, um die Gesamtbetriebskosten zu ermitteln. Auch andere Faktoren sind zu berücksichtigen, etwa die Frage, ob Sie Bring Your Own Device-Richtlinien (BYOD-Richtlinien) implementieren, oder die Entscheidung für On-Premise-Einrichtungen oder Cloud-Lösungen. Es geht darum, ein Gesamtbild der Kosten jenseits des Preises zu erhalten, um festzustellen, ob sich die Investition in eine neue Technologie langfristig wirklich lohnt.
6. Notfall-/Redundanzplan festlegen
Überprüfen Sie die Sicherungs- und Redundanzfähigkeit Ihrer aktuellen Infrastruktur. Ältere Ausstattung bietet möglicherweise nicht die Ressourcen zur Datenduplizierung und virtuellen Speicherung, die aktuelle Technologie leisten kann. Daher sollten Sie sich in Bezug auf potenzielle Ersatztechnologien fragen, was diese bei Ausfällen oder Notfällen zu bieten haben.
7. Sicherheit und Einhaltung von Datenschutzrichtlinien gewährleisten
Gehen Sie bei der Datensicherheit und Compliance entschlossen vor, indem Sie Ihre Daten mittels Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, routinemäßiger Überprüfungen und der Verwaltung von Benutzerberechtigungen organisieren und schützen. Schaffen Sie im Team mithilfe von Schulungen ein hohes Sicherheitsbewusstsein und stellen Sie sicher, dass alle die bewährten Vorgehensweisen gut kennen. Nutzen Sie außerdem spezielle Tools, um potenzielle Bedrohungen schnell zu erkennen und darauf zu reagieren.
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