Mit der Zeit wird der IT-Bestand Ihres Unternehmens immer größer. Da ist es von großem Vorteil, wenn Sie Ihre Software-Assets effizient nachverfolgen können – vor allem als IT-Administrator oder Managed Service Provider (MSP). Hier kommt eine erstklassige Lösung für das Management von Software-Assets (SAM) ins Spiel, mit der Ihr Team alle IT-Software-Assets auf einer Plattform verwalten kann.
In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr über SAM und lernen 5 Best Practices für das Management von Software-Assets kennen. Außerdem verraten wir Ihnen, wie Ihr Unternehmen durch die Optimierung des Betriebs davon profitiert.
Was ist Software-Asset-Management?
Software Asset Management (SAM) bietet einen einfachen, aber strategischen Ansatz zur Verwaltung und Optimierung der Beschaffung, der Nutzung und der Wartung von Software-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus.
Durch die Implementierung entsprechender Best Practices können Unternehmen einen umfassenden Softwarebestand aufbauen – für eine effektive Verwaltung und bessere Kontrolle ihrer IT-Software-Assets. Bei diesem proaktiven Ansatz entstehen keine Sicherheitsrisiken durch veraltete Software. Gleichzeitig wird die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen überwacht, um Geldstrafen zu vermeiden.
Außerdem stellen Sie mit SAM sicher, dass effektive Onboarding- und Offboarding-Prozesse eingerichtet werden. SAM optimiert zum Beispiel den Prozess, neuen Mitarbeitenden Zugang zu den erforderlichen Softwareressourcen zu gewähren. Beim Offboarding hilft SAM auch dabei, den Zugriff auf die Software sicher zurückzunehmen, um Datenschutzverletzungen zu verhindern. Diese standardisierten Maßnahmen ermöglichen es den Mitarbeitenden, auf die von ihnen benötigten Softwaretools zuzugreifen, was die Produktivität und Sicherheit erhöht.
Mit SAM können IT-Führungskräfte einen aktuellen Softwarebestand verwalten, Nutzungsmuster in Echtzeit verfolgen, nicht ausgelastete Softwareanwendungen identifizieren und vieles mehr. Letztlich schützen sie damit die Softwareinvestitionen des Unternehmens und steigern die betriebliche Effizienz.
Was sind Best Practices für das Software-Asset-Management?
Bei der Implementierung einer SAM-Lösung müssen Sie mehrere Best Practices befolgen, um die Softwarenutzung zu verbessern, die Compliance mit Lizenzvereinbarungen zu gewährleisten und den Wert der Softwareinvestitionen zu maximieren. Die folgenden 5 Best Practices sind zu beachten:
1. Software-Asset-Management-Richtlinie erstellen
Das Erstellen einer formellen SAM-Richtlinie ist der grundlegende Schritt bei der Verwaltung von IT-Software, da sie als klare und vertrauenswürdige Referenz dient. In dieser Richtlinie muss dargelegt werden, wie sämtliche Software-Assets verwaltet werden. Außerdem müssen die Rollen und Verantwortlichkeiten der Führungskräfte und Mitarbeitenden festgelegt werden. Sie sollte auch die Ziele des Unternehmens für die Softwareverwaltung sowie Leitlinien für die Beschaffung, die Nutzung und die Stilllegung von Software enthalten.
Alle Mitarbeitenden müssen diese SAM-Richtlinie verstehen und befolgen – das ist entscheidend für den Erfolg. Veranstalten Sie regelmäßig Schulungen und aktualisieren Sie die Richtlinie, um ihre Bedeutung zu untermauern und dafür zu sorgen, dass die Mitarbeitenden sie einhalten.
2. Regelmäßige Audits durchführen
Regelmäßige Audits spielen eine entscheidende Rolle bei der Führung eines genauen Bestands von Software-Assets und der Einhaltung von Lizenzvereinbarungen. Bei diesen Audits wird die Softwarenutzung bewertet. Zusätzlich werden Unstimmigkeiten wie nicht autorisierte Softwareinstallationen aufgedeckt und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergriffen.
Audits tracken die Einhaltung der Lizenzvereinbarungen von Softwareanbietern und dienen damit als Präventivmaßnahme, um unnötige Gebühren zu vermeiden und Sicherheitsrisiken durch veraltete Software zu reduzieren. Automatisierungstools können diesen Prozess erheblich beschleunigen, indem sie die auf allen verwalteten Geräten installierte Software sofort erkennen und die Datenerfassung mit nur wenigen Klicks optimieren.
3. Die richtige Software-Asset-Management-Lösung wählen
Die Wahl der richtigen Lösung macht SAM zu einem Gamechanger. Ein spezielles SAM-Tool kann Aufgaben wie die Bestandsverwaltung, die Lizenzverfolgung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften optimieren, indem es einen genauen Überblick über Ihre Software bietet – und das in der Hälfte der Zeit und zu einem Bruchteil der Kosten
Darüber hinaus können Sie sich für eine SAM-Lösung mit fortschrittlichen Funktionen entscheiden. Damit lässt sich die Software identifizieren, die für das Onboarding oder Offboarding von Mitarbeitenden benötigt wird, je nachdem, für welche Abteilung sie arbeiten.
Die erstklassige IT-Asset-Management-Software von GoTo Resolve ist mit all diesen robusten SAM-Funktionen und mehr ausgestattet. Profitieren Sie von einem umfassenden Überblick über Ihren IT-Softwarebestand, automatisierten Workflows und detaillierten Berichten – und das alles auf einer benutzerfreundlichen Plattform.
4. Beschaffung standardisieren
Die Standardisierung der Beschaffungsprozesse ist unerlässlich, um Konsistenz zu wahren und die Kontrolle über Softwareanschaffungen zu behalten. Dazu gehört das Etablieren klarer Standards für den Kauf, die Erneuerung oder die Abschaffung von Software. Stellen Sie dabei aber unbedingt sicher, dass diese Standards mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
Die Einrichtung eines zentralen Beschaffungssystems ermöglicht es IT-Teams, Softwarekäufe zu verfolgen, Lieferantenbeziehungen zu pflegen und günstige Konditionen auszuhandeln. Die Standardisierung verringert auch das Risiko nicht autorisierter Softwareinstallationen und stellt sicher, dass alle Softwarekäufe den Sicherheits- und Compliance-Standards des Unternehmens entsprechen. Eine leistungsstarke SAM-Lösung vereinfacht diesen Beschaffungsprozess, da Sie nicht mehr manuell mehrere Lieferantenvereinbarungen verwalten müssen.
5. Softwarenutzung überwachen
Das Monitoring der Softwarenutzung ist entscheidend, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren und Kosten zu senken. Identifizieren Sie ungenutzte oder nicht ausreichend genutzte Software, um Lizenzen zu konsolidieren, Ressourcen neu zuzuweisen und unnötige Ausgaben zu vermeiden. Sie sehen auch, welche Software übermäßig genutzt wird, und können so eine fundierte Entscheidung über die Verteilung treffen.
Beim Überwachen der Softwarenutzung werden Kennzahlen wie Installationsraten, Nutzungshäufigkeit und Benutzerfeedback nachverfolgt. Diese Daten bieten wertvolle Einblicke in die Effektivität der Software und helfen dabei, Verbesserungsbedarf zu identifizieren.
Implementieren von Software-Asset-Management mit GoTo Resolve
Wenn Sie diese Best Practices befolgen, können Sie SAM optimieren und die Kosten mit dem richtigen Tool unter Kontrolle halten. Die IT-Asset-Management-Software von GoTo Resolve, die mit robusten SAM-Funktionen ausgestattet ist, ist die ideale Lösung. Mit automatisierten Funktionen, die nahtlos alle auf verwalteten Windows-Geräten installierten Anwendungen identifizieren, kann GoTo Resolve Ihnen helfen, einen vollständigen Softwarebestand mit individuellen Details und verwertbaren Erkenntnissen zu verwalten.
GoTo Resolve ist eine leistungsstarke Komplettlösung für den IT-Remotesupport, die sowohl Software- als auch Hardware-Asset-Management mit integriertem interaktivem Ticketing, sicheren Remotezugriff sowie umfassende Überwachung und -verwaltung aus der Ferne bietet – alles auf einer einzelnen Plattform.
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