Eine moderne Telefonanlage für den Unternehmenseinsatz garantiert hochwertige Verbindungen zwischen Ihren Mitarbeiter:innen und Ihren Kund:innen – ohne die Unannehmlichkeiten und den Aufwand herkömmlicher Telefonsysteme. Bei einer Cloud-basierten Lösung wird die VoIP-Technologie (Voice-over-IP) genutzt und sie kann eine unbegrenzte Anzahl von Durchwahlen bereitstellen, sodass Anrufer:innen schnell und ohne großen Aufwand die richtigen Mitarbeiter:innen erreichen.
Viele Geschäftsinhaber haben sich vielleicht noch nie gefragt, wie sie einer Telefonnummer eine Durchwahl hinzufügen können. Andere denken vielleicht, dass eine Durchwahl nur einem bestimmten Arbeitsplatz oder einer bestimmten Person zugewiesen werden kann, und sie wissen nicht, dass es noch viel mehr Beispiele für praktische Durchwahlen gibt.
Beginnen wir mit den Grundlagen
Bevor wir darauf eingehen, wie Durchwahlen bei Telefonnummern funktionieren, sollten wir uns erst einmal klar machen, was Durchwahlen für Ihre Benutzer bedeuten.
Flexibilität: Anrufer:innen erreichen Ihre Mitarbeiter:innen ganz einfach per Namenswahl oder Nummernwahl. Aufgezeichnete Nachrichten können auf den Anrufer und die Durchwahl zugeschnitten werden.
Skalierbarkeit: Wenn Ihnen eine unbegrenzte Anzahl von Durchwahlen zur Verfügung steht, sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt! Sie können die Ergebnisse von Marketingkampagnen im Detail analysieren, indem Sie den Zielgruppen eindeutige Durchwahlen zuweisen und so die ROI-Analyse erleichtern. Oder Sie fügen Durchwahlen hinzu, über die Anrufer:innen Gruppen von Fachleuten erreichen – je nach ihren Bedürfnissen.
Benutzerfreundlichkeit: Dank Drag-and-Drop-Editor benötige Ihre Administrator:innen keine Programmierkenntnisse, um die vollständige und ausgereifte Kontrolle über jede Durchwahl zu haben.
Was ist eine Durchwahl?
An der Funktionsweise einer Durchwahl hat sich im Grund nichts geändert: Es handelt sich nach wie vor um einen Kurzcode, den ein Anrufer nach der Verbindung mit der Hauptnummer eingibt. Bei der Festnetztelefonie stand eine Durchwahl für ein physisches Ziel, in der Regel ein Büro. Sie konnte zu einem bestimmten Tischtelefon, einem Faxgerät oder einem Computer mit einer automatischen Telefonzentrale führen.
Bei Cloud-basierten Lösungen können Anrufe an eine Durchwahl von überall und von jedem Gerät aus angenommen werden. Es müssen keine zusätzlichen Kabel verlegt oder Geräte vor Ort aufgerüstet werden, um ausgereiftere Verbindungen zwischen Ihren Anrufer:innen und Fachleuten herzustellen.
Unterschied zwischen virtuellen Nummern und Durchwahlen
Eine Durchwahl bietet Ihren Anrufer:innen zusätzliche Möglichkeiten und Flexibilität, nachdem sie sich bei der 10-stelligen Haupttelefonnummer, die Sie als Hauptnummer angegeben haben, eingewählt haben. Mit Durchwahlen können Sie Anrufer:innen in Ihrem Telefonsystem nach Bedarf weiterleiten, nachdem diese Sie unter einer Nummer erreicht haben, die in einer Werbekampagne, einem Kontaktformular oder auf einer Visitenkarte optisch gut wirkt.
Eine virtuelle Rufnummer ist eine alternative 10-stellige Nummer, die eingerichtet wurde, um Ihr Unternehmen zu erreichen. Sie ist nicht an einen bestimmten Schreibtisch oder Standort gebunden und kann an eine beliebige Person oder Nebenstelle weitergeleitet werden, mit oder ohne Ansage oder Auswahl im Sprachdialogsystem. Virtuelle Rufnummern und Durchwahlen können sich also gegenseitig unterstützen, funktionieren aber auf leicht unterschiedliche Weise und dienen unterschiedlichen Zielen.
Arten von Durchwahlen
Diese Erweiterungen können beliebig kombiniert werden – ohne dass Sie vor Beginn eine komplizierte Karte des Callcenters erstellen müssen.
Direktdurchwahlen: Bei dieser grundlegendsten, traditionellsten Art von Durchwahlen wird ein:e Anrufer:in einfach mit einer:einem bestimmten Systembenutzer:in verbunden. Die Durchwahl kann so eingerichtet werden, dass sie an die primäre oder sekundäre Leitung durchgestellt wird.
Warteschleifen: Diese Durchwahl stellt die:den Anrufer:in in eine Warteschleife, in der sie:er darauf wartet, dass der Anruf auf der Grundlage der von Ihnen festgelegten Regeln und auf der Grundlage der mit dem Pool verbundenen und zum jeweiligen Zeitpunkt verfügbaren Mitarbeiter:innen mit einem Pool von Mitarbeiter:innen verbunden wird.
Rufgruppen: Eine Rufgruppen-Durchwahl lässt die Telefone (Durchwahlen oder externe Rufnummern) vieler Benutzer:innen gleichzeitig klingeln, ohne dass die Anrufer:innen in einer Warteschlange warten müssen.
Virtuelles Faxgerät: Diese Durchwahl bietet Anrufer:innen die Möglichkeit, ein Dokument per Fax zu senden. Die eingehende Faxnachricht wird als Bilddatei als E-Mail-Anhang an die von Ihnen angegebene Adresse gesendet.
Gemeinsame Voicemailboxen: Die:der Anrufer:in wird sofort aufgefordert, eine Nachricht zu hinterlassen, die von einem Pool von mehreren Benutzer:innen entgegengenommen werden kann. Diese Funktion kann mit der persönlichen Voicemailbox von Benutzer:innen kombiniert werden, die mit ihrer regulären Durchwahl verbunden ist.
Konferenzbrücken: Sofortige Audiokonferenzen mit bis zu 20 Teilnehmer:innen. Es können Veranstalter:innen- und/oder Teilnehmer:innen-PINs erstellt werden, um eine sichere Zugangskontrolle über Konferenzbrücken zu ermöglichen.
Wählpläne: Eine Wählplan-Durchwahl bietet die meisten Anpassungs- und Steuerungsmöglichkeiten. Mit einem Drag-and-Drop-Editor können Sie benutzerdefinierte Anruferziele erstellen, die auf der eingehenden Anrufer-ID, der Verfügbarkeit von Benutzer:innen, zusätzlichen Eingaben bei einer virtuellen Telefonzentrale und mehr basieren.
So fügen Sie neue Durchwahlen für neue Benutzer:innen hinzu
Wenn jemand neu in Ihrem Unternehmen ist und eine Durchwahl benötigt, gehen Sie einfach wie folgt vor.
- Melden Sie sich beim klassischen Admin-Portal an.
- Wählen Sie in der Übersicht der Durchwahlen die Option „Durchwahl hinzufügen“ aus.
- Wählen Sie die Art der Durchwahl aus, die Sie benötigen. Die meisten neuen Benutzer:innen beginnen mit einer direkten Durchwahl, die automatisch eine Voicemailbox einrichtet.
- Füllen Sie das Formular aus und speichern Sie es.
- Geben Sie der:dem Benutzer:in die individuelle Durchwahl und ermutigen Sie sie:ihn, die Ansage und Voicemail-Einstellungen anzupassen.
Vorteile von Durchwahlen
- Jede Art von Durchwahl kann nach Bedarf erstellt, geändert oder gelöscht werden.
- Anrufer:innen können Telefonzentralen und Ansagen umgehen, sobald sie die für sie wichtigen Durchwahlen kennen.
- Eine bessere Navigation und ein leichterer Zugang zu Ihren Mitarbeiter:innen gewährleisten ein besseres Kundenerlebnis.
- Wenn Sie mehr Erfahrungen mit der Lösung gesammelt haben, können Sie Ihr Telefonsystem mithilfe von Wählplan-Editoren optimieren.
Erfahren Sie mehr darüber, wie unbegrenzte Durchwahlen Ihrem Unternehmen helfen können.