So steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter:innen mit integrierter Technologie

Nichts steigert die Produktivität so sehr wie die Nutzung von optimal geeignetem Werkzeug. Denken Sie daran, wann Sie das letzte Mal eine/n Klempner:in, Tischler:in oder Inernettechniker:in bei der Arbeit gesehen haben. Sie alle halten einen Werkzeuggürtel mit Schraubenschlüsseln, Hämmern und Drahtschneidern bereit.

Stellen Sie sich nun vor, sie müssten nicht nur einen, sondern zwei oder drei Werkzeuggürtel bei der Arbeit tragen. Die Produktivität würde sinken, weil das Werkzeug im Gürtel nicht mehr einfach griffbereit ist. Die vielen Gürtel stellen also ein Hindernis dar.

Heutzutage leiden viele wachsende Unternehmen unter der Last zu vieler Werkzeuggürtel: Sie arbeiten mit zahlreichen unflexiblen Technologien, die aus durchaus sinnvollen Gründen erworben wurden.

Jedoch werden jetzt innerhalb des Unternehmens ähnliche Aufgaben von verschiedenen Mitarbeiter:innen mit verschiedenen Tools erledigt. Da jede App leicht unterschiedliche Funktionen bietet, entstehen kleine Diskrepanzen bei der Erledigung der Aufgaben.

All diese kleinen Unterschiede machen sich in ihrer Summe in Form von niedrigerer Produktivität bemerkbar. Diese lässt sich jedoch steigern, indem Sie Ihre Technologie in einen Werkzeuggürtel für das gesamte Unternehmen integrieren.

Wichtigkeit der Technologieintegration für Unternehmen jeder Größe

Warum ist überhaupt eine einheitliche Lösung für die Software erforderlich?

Früher haben Unternehmen Vor-Ort-Software erworben, die nicht sehr flexibel war. Diese Softwarelösungen waren zwar leistungsfähig genug, aber sie waren auch kostspielig in der Implementierung und ließen sich nur schwer an die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen anpassen.

Cloudbasierte Software-as-a-Service(SaaS)-Technologien haben diese Lösungen überfällig gemacht. Die Mitarbeiter:innen von heute können problemlos Anwendungen auf ihren Arbeitscomputern und privaten Smartphones installieren. Mit diesen Tools können sie Kurzmitteilungen austauschen, an Videokonferenzen teilnehmen, Besprechungen planen, an Projekten mitarbeiten und zahlreiche weitere arbeitsbezogene Aufgaben erledigen.

Das kann natürlich auch bedeuten, dass sechs Personen in derselben Abteilung sechs verschiedene Tools verwenden, um die gleiche Aufgabe zu bewältigen. Zwar kann ein/e Abteilungsleiter:in das Chaos verringern, indem er/sie darauf besteht, dass alle dieselben Apps für bestimmte Aufgaben verwenden.

Das funktioniert aber nur solange, bis die Abteilung am anderen Ende des Flurs ein anderes Tool wählt. Das ist so gut wie unvermeidlich: Die Technologie ist cloudbasiert, kostengünstig und einfach zu installieren, und verschiedene Tools eignen sich für unterschiedliche Anwendungsfälle etwas besser.

Diese Freiheit hat ihren Preis: fragmentierte Technologie-Ökosysteme, die die Produktivität beeinträchtigen. Wenn hingegen alle Mitarbeiter:innen über einen Werkzeuggürtel mit denselben Tools verfügen, müssen sie keine Zeit aufwenden, um sich mit verschiedenen Benutzeroberflächen und deren Macken zu befassen.

Äußerung und Kosten der technischen Fragmentierung

Anhand der Technologien zur Unternehmenskommunikation lässt sich die Entwicklung leicht aufzeigen. Dutzende von Unternehmen verkaufen Software für Sprachanrufe, E-Mails, SMS, Videokonferenzen und mehr unter dem Begriff Unified Communications as a Service (UCaaS).

Diese Tools waren von unschätzbarem Wert, als die Unternehmen den Übergang zur Telearbeit rationalisierten. Aber jetzt muss eine einheitliche Lösung gefunden werden. Das durchschnittliche Unternehmen hat 2,6 Unified Communications Tools im Einsatz – und 46 % der Unternehmen nutzen mindestens drei.

Leider haben all diese Tools, die ja die Effizienz fördern sollen, den gegenteiligen Effekt und lassen die Produktivität um mehr als 25 % sinken.

Das Problem macht sich besonders in kleineren Unternehmen bemerkbar, bei denen die IT-Teams bereits ausgelastet sind. Es ist zeitaufwändig, sich mit der Fülle von Bedrohungen durch Ransomware auseinanderzusetzen und gleichzeitig Mitarbeiter:innen beim Onboarding, beim Zurücksetzen von Passwörtern und anderen Supportaufgaben zu unterstützen.

Außerdem verlieren IT-Teams Zeit bei der Bereitstellung, Verwaltung und Konfiguration dieser Tools. Auch die Zuweisung von Lizenzen und Berechtigungen, der Schutz vor Cyberangriffen, die Schulung und Einarbeitung von Kolleg:innen, das Hinzufügen von Integrationen und die Portierung von Daten von verschiedenen Anbieter:innen sind für sie eine große Herausforderung.

Die Vereinheitlichung von UCaaS in einem einzigen Werkzeuggürtel trägt zur Entlastung der IT-Teams kleiner Unternehmen bei.

Wichtige Eigenschaften einer zentralisierten SaaS-Lösung

Wenn Sie eine Softwarelösung für kleine Unternehmen suchen, bleibt Ihr Werkzeuggürtel einfach und effizient, wenn Sie sich auf SaaS-Anbieter:innen konzentrieren, die Folgendes ermöglichen:

• Vereinheitlichung. Alle Funktionen, die Sie benötigen, müssen in einer benutzerfreundlichen Oberfläche zentralisiert sein, die auch mit einem kleinen IT-Team einfach zu implementieren und zu verwalten ist. Die Lösung muss außerdem intuitiv und ohne umfangreiche Schulungen leicht zu erlernen sein.
• Integration. Apps müssen sich nahtlos in andere Technologieplattformen wie CRM-Systeme und Analytik integrieren lassen.
• Unabhängigkeit. Apps müssen auch auf Smartphones und Tablets nutzbar sein. Zusätzlich ist es sinnvoll, wenn die Lösungen dem Technologieteam die Möglichkeit geben, sich auf den Einsatz von Technologie zum Aufbau Ihrer Marke und zur Stärkung Ihrer Geschäftsbeziehungen zu konzentrieren.
• Preiswettbewerb. Die Kosten müssen wettbewerbsfähig und vorhersehbar sein, damit Sie Ihr Budget einhalten können.
• Benutzerunterstützung. Die Anbieter:innen müssen einen schnellen Support anbieten, damit Fragen von Benutzer:innen schnell beantwortet werden und die Arbeit schnellstmöglich wieder aufgenommen werden kann.
• Schutz. Bewährte Sicherheitspraktiken senken Ihr Risiko von Cyberangriffen.
• Analyse. Zuverlässige Analysen unterstützen Sie dabei, Ineffizienzen zu erkennen und Arbeitsabläufe zu optimieren.
• Verlässlichkeit. Eine maximale Betriebszeit sorgt für maximale Produktivität.

Es ist das Ziel von GoTo Connect, unseren Kund:innen, die sich jeden Tag auf unsere einheitliche Kommunikations- und Erlebnisplattform verlassen, all dies zu ermöglichen. Bei all den digitalen Errungenschaften, die uns heutzutage begleiten, ist es immer hilfreich, sich Folgendes vor Augen zu halten:

Wenn Sie das richtige Werkzeug benötigen, befestigen Sie es jetzt an Ihrem Werkzeuggürtel (dabei ist einer ausreichend).