Nur wenige Branchen blieben von den Auswirkungen der COVID-19-Pandemie verschont und virtuelle Meetings sind zum grundlegenden Bestandteil im modernen Arbeitsleben geworden, um die Produktivität und Kontinuität hochzuhalten. Sie sind eine einfache, kosteneffektive Möglichkeit, um verschiedene Büros zu vernetzen, Remotemitarbeitende einzubinden und mit Kunden und Lieferanten zusammenzuarbeiten.
Auch wenn virtuelle Meetings wahrscheinlich seit längerer Zeit Teil Ihres Alltags sind, gibt es immer noch einige Fettnäpfchen, in die Sie treten könnten. Wie wir diese Woche lernen, gelten für virtuelle Meetings wieder ganz andere Regeln als für Präsenzmeetings.
Mit diesen sieben einfachen Verhaltenstipps sorgen Sie für produktive und professionelle Onlinemeetings.
1. Hände weg von der Tastatur
Ob Sie wie ein Musterschüler sorgfältig Notizen machen oder unauffällig mit der Lieblingskollegin chatten – das Tippen auf der Tastatur lenkt andere ab. Es stört nicht nur alle anderen Beteiligten (da sich das interne Mikro Ihres Laptops direkt an der Tastatur befindet), sondern hindert Sie auch daran, dem Meeting Ihre volle Aufmerksamkeit zu widmen. Nutzen Sie entweder ein hochwertiges Headset oder machen Sie sich stattdessen mit Stift und Papier Notizen zum Meeting.
Produkttipp: Lassen Sie Notizen von GoTo Meeting erstellen! Unser intelligenter Assistent transkribiert Meetings automatisch, sodass Sie sich auf das Besprochene konzentrieren können. Nach dem Meeting können Sie einfach im Meetingtranskript nach Schlüsselwörtern suchen und die Inhalte über einen Link freigeben.
2. Angemessene Kleidung
Einer der größten Vorteile an der Arbeit im Homeoffice ist die Freiheit, alles tragen zu können. Traumhaft, oder? Trotzdem ist das kein Grund, Kolleg:innen im Schlafanzug zu begegnen. (Es sei denn, das gesamte Team macht sich einen Scherz daraus.)
Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, ein sauberes Hemd anzuziehen und sich die Haare zu kämmen. Während Sie sich fertigmachen, versetzen Sie sich außerdem in die richtige Stimmung, um produktiv zu arbeiten.
3. Ihre Umgebung im Blick behalten
Ihre Kolleg:innen sind nicht in der Lage, Ihnen zuzuhören oder Sie ernstzunehmen, wenn im Hintergrund Ihre schmutzige Wäsche zu sehen ist. Es ist auch nicht ideal, wenn es dank einer schlechten Beleuchtung so aussieht, als würden Sie in einer Höhle arbeiten.
Richten Sie Ihren Arbeitsplatz so ein, dass Sie in Richtung eines Fensters blicken oder ausreichend Licht ausgesetzt sind. Achten Sie darauf, dass der Hintergrund professionell und der Arbeit angemessen ist. Das bedeutet:
- Kein Bett (egal ob gemacht oder nicht gemacht) im Hintergrund
- Keine unordentlichen Zimmer oder offenen Schränke, in denen alle Ihr Durcheinander sehen können
- Keine unangemessene Kunst
Kinder und Haustiere sind zwar niedlich (und oft eine willkommene Abwechslung, wenn Sie sich überfordert fühlen), doch Ihre Kolleg:innen möchten sich nicht anstrengen müssen, um ein schreiendes Kind oder einen bellenden Hund zu übertönen. Achten Sie also auf Lärm und auf …
4. Die Stummschaltung Ihres Mikros, wenn Sie nicht sprechen
Nichts ist frustrierender, als ständig ein Echo von gleichzeitig aktivierten Mikros zu hören. Ersparen Sie das den anderen, indem Sie dem Meeting mit stummgeschaltetem Mikro beitreten.
Falls Sie nicht allein wohnen, ist es aktuell bei Ihnen zu Hause wahrscheinlich ziemlich laut. Indem Sie Ihr Mikro stummschalten, wenn Sie nicht sprechen, geben Sie anderen Teilnehmer:innen die Chance, sich unkompliziert einzuschalten, wenn sie ihre Gedanken mitteilen möchten.
5. Sich ankündigen
Wenn Sie einem kleinen Meeting (mit etwa fünf Personen) beitreten, sollten Sie sich ankündigen. Die Stille nach dem Signalton, der einen Beitritt ankündigt, kann unangenehm sein. Stellen Sie sich beim Beitritt kurz vor und begrüßen Sie die anderen. Achten Sie nur darauf, niemanden mitten im Satz zu unterbrechen.
Scheuen Sie sich nicht, Ihre Stimme zu erheben. Ihr Team wird es zu schätzen wissen, Sie zu hören, ohne die Lautstärke ganz aufdrehen zu müssen.
6. Essen verboten
Nehmen Sie vor dem virtuellen Meeting einen kleinen Snack zu sich. Niemand will sehen, wie Sie sich mit Chips vollstopfen, während wichtige Geschäftsangelegenheiten besprochen werden. Das lenkt nicht nur die anderen ab, sondern sorgt auch dafür, dass Sie sich nicht auf die vorliegende Aufgabe konzentrieren, weil Sie die Tastatur vollkrümeln.
7. Sitzen bleiben und Aufmerksamkeit hochhalten
Es ist vielleicht verlockend, zwischendurch den Posteingang abzurufen oder in einem langweiligen Moment nebenher eine Unterhaltung zu führen, doch das sollten Sie nicht tun. Vielleicht verpassen Sie wichtige Infos oder die Gelegenheit, eine Idee beizutragen. Nutzen Sie eine Webcam mit aktiver Körpersprache: Sitzen Sie aufrecht, machen Sie keine plötzlichen Bewegungen und lassen Sie Ihren Blick nicht zu sehr umherschweifen.
Wenn Sie diese Verhaltensregeln für Meetings verinnerlicht haben, holen Sie mit diesen 8 wichtigen Tipps das Beste aus Ihren Meetings heraus.