Unsere Tipps für erfolgreiche Onlinemeetings
Die grundlegenden Fragen nach dem Was, Wer, Wann, Wo und Wie im Zusammenhang mit erfolgreichen und produktiven Onlinemeetings
Tipps für Onlinemeetings
Nach langer Vorlaufzeit hat Ihr Unternehmen gerade in ein Tool für Onlinemeetings investiert. Sie sind schon gespannt auf Ihr erstes Onlinemeeting, doch zunächst müssen Sie ein paar Dinge beachten. Unser Leitfaden beantwortet Schritt für Schritt die grundlegenden Fragen nach dem Was, Wer, Wann, Wo und Wie im Zusammenhang mit erfolgreichen und produktiven Onlinemeetings. Wir zeigen Ihnen Folgendes:
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- Welche Art von Onlinemeeting passt am Besten zur Ihrer Gruppe?
- Wer sollte das Meeting leiten und wer sollte teilnehmen?
- Wann sollten Sie ein Meeting planen, damit möglichst viele Personen teilnehmen?
- Wo sollten Sie Ihr Meeting abhalten?
- Wie veranstalten Sie ein erfolgreiches Onlinemeeting?
Bevor wir uns diesen Fragen widmen, beantworten wir zunächst die wichtigste: Warum?
Warum sollten Sie sich für das Format des Onlinemeetings entscheiden?
Falls die Unternehmensleitung sich nicht sicher ist, ob Onlinemeetings die Investition wert sind, sollten Sie die vielen Vorteile von Videokonferenzen hervorheben. Onlinemeetings:
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- Ermöglichen Sie die ortsunabhängige Teilnahme. So senken Sie die Reisekosten und verringern den Aufwand, der erforderlich ist, um alle Beteiligten im Büro zusammenzubringen.
- Stellen Sie eine Aufzeichnung des gesamten Meetings zur Verfügung – ohne Missverständnisse zwischen den Teilnehmern.
- Ermöglichen Sie die einfache Freigabe von Informationen für ein ganzes Team oder eine Abteilung, um unnötige Wiederholungen und zusätzliche Meetings zu vermeiden.
- Ermöglichen Sie die schnelle, zuverlässige, sofort verfügbare Kommunikation mit Kunden und Partnern auf der ganzen Welt.
Welche Art von Onlinemeeting ist die richtige für Sie?
Legen Sie fest, welche Art von Onlinemeeting am besten zu Ihrer Zielsetzung passt:
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Reine Audiomeetings
Einzelne Audiomeetings eignen sich bestens für kurze Sitzungen zur Auffrischung, für die weder WLAN noch Video- oder Bildschirmfreigabe-Funktionen erforderlich sind. In diesen Meetings können Sie beispielsweise einige kleinere Punkte diskutieren, wichtige Unternehmensnachrichten verkündigen oder Teammitglieder über eine Änderung der Abläufe in Kenntnis setzen. Notieren Sie sich, wer an dem Meeting teilnimmt, um später darauf zugreifen zu können.
Videokonferenzen
Ein Onlinemeeting mit Video kann hilfreich sein, wenn es sich um eine kleine, verstreute Gruppe oder ein virtuelles Einzelgespräch mit einem Kunden handelt. Videokonferenzen schaffen ein größeres Vertrauensverhältnis zwischen den Meeting-Teilnehmern und stärken die Kommunikation, da seltener Missverständnisse auftreten.
Wer sollte das Onlinemeeting leiten?
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Die geeignete Person als Leiter eines Meetings festzulegen, kann eine Herausforderung darstellen. Bei dem idealen Leiter muss es sich nicht immer um die dienstälteste Person handeln. Entscheiden Sie sich für jemanden, der weiß, wie man ein Meeting effektiv leitet – ein Organisationstalent, das gerne in der Öffentlichkeit spricht und das Meeting am Laufen hält.
Verantwortung zu delegieren ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt für den reibungslosen Ablauf eines Meetings. Bestärken Sie den Organisator darin, bestimmte Aufgaben abzugeben – beispielsweise eine Liste mit den wichtigsten Punkten des Meetings zu führen, für den Fall, dass die Aufzeichnung fehlschlägt, oder die Verwaltung von Fragen und Antworten während des Meetings.
Wann ist die beste Zeit für ein Onlinemeeting?
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Die Auswahl der richtigen Zeit ist von großer Bedeutung, damit möglichst viele an dem Meeting teilnehmen können. Montags haben die meisten viel aufzuholen und freitags verlassen viele Mitarbeiter das Büro früher oder denken bereits an das Wochenende. Setzen Sie das Meeting möglichst in der Mitte der Woche und in einem Bereich zwischen 10 Uhr morgens und 14 Uhr an. Denken Sie daran, dass sich die Teilnehmer möglicherweise in unterschiedlichen Zeitzonen befinden.
Die Teilnahme fördern Sie am besten, indem Sie das Meeting weit im Voraus ankündigen und Erinnerungen versenden. Legen Sie deutlich dar, welchen Zweck das Meeting hat und wann es beginnt bzw. endet.
Wo sollten Sie das Onlinemeeting abhalten?
Die beste Umgebung für ein Onlinemeeting ist ein ruhiger Raum mit ausreichend Platz für die Ausrüstung sowie einer weißen Wand als Hintergrund. Empfehlen Sie den Meetingteilnehmern, sich ebenfalls einen solchen ruhigen Ort zu suchen und ihr Mikrofon stummzuschalten, wenn sie nicht sprechen. Denken Sie daran, dass die Meetingteilnehmer möglicherweise von folgenden Orten aus teilnehmen:
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- Fernarbeitsplatz oder Homeoffice
- Geschäftsstandort in einer anderen Zeitzone
- Standort in einem Hotel, an einem Flughafen oder im Ausland
Wie veranstalten Sie ein erfolgreiches Onlinemeeting?
Erstellen Sie eine klare Agenda, an die Sie sich während des Onlinemeetings halten. Formulieren Sie Ziele für das Meeting und teilen Sie die Sitzung dann in einzelne Segmente auf. Legen Sie fest, wie Sie die Informationen organisiert vermitteln, und bereiten Sie das zugrundeliegende Material im Voraus vor.
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Hier einige Onlinemeeting-Tipps für eine ansprechende Präsentation:
- Nutzen Sie anschauliche Worte, besonders wenn Sie keine Grafiken zur Verfügung stellen.
- Geben Sie wichtige Informationen, Berichte und Kennzahlen auf dem Bildschirm frei.
- Nutzen Sie die Präsentation, um wichtige Punkte hervorzuheben, doch lesen Sie nicht ab.
- Vermitteln Sie Informationen kurz und prägnant.
- Vermeiden Sie Ablenkungen oder Unterbrechungen, die den Ablauf des Meetings stören könnten.
Fördern Sie am Ende des Meetings den Austausch, indem Sie eine offene Diskussion oder eine strukturierte Sitzung mit Fragen und Antworten abhalten.
Verschicken Sie nach dem Onlinemeeting immer eine zusammenfassende E-Mail an alle Teilnehmer. Rekapitulieren Sie die Sitzung mit den wichtigsten Highlights sowie Schlussfolgerungen oder Entscheidungen, zu denen Sie gekommen sind. Versenden Sie wenn möglich eine Aufzeichnung oder eine Transkription des Gesprächs.
Da Sie jetzt alle wichtigen Tipps für Onlinemeetings sowie deren Vorteile kennen, sind Sie bereit, eine erfolgreiche und ansprechende Videokonferenz zu planen, zu organisieren und durchzuführen.
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Mit GoToMeeting können Sie Präsentationen abhalten, Produktdemos durchführen, Ideen mit Kollegen austauschen und vertrauliche Informationen jederzeit und von überall aus sicher online freigeben. Meetings sind zu zweit oder auch mit mehreren Personen gleichzeitig möglich.
Präsentationen: Mit einer Präsentation vor Online-Publikum senken Sie die Reisekosten.
Produktdemos: Laden Sie Interessenten ein, sich in Echtzeit eine Produktdemo anzusehen. So zeigen Sie potenziellen Kunden, wie Ihr Produkt funktioniert, egal, ob sich diese in der gleichen Stadt oder tausende Kilometer entfernt aufhalten.
Zusammenarbeit: Treffen Sie sich online mit Kollegen, um sich auszutauschen, zu diskutieren oder ein beliebiges Dokument zu bearbeiten. Lassen Sie auch Teilnehmer an der Verwaltung der Präsentation teilhaben.
Nein, Sie können ein Meeting von jedem Computer oder sogar Mobilgerät aus veranstalten, solange Internetzugriff vorhanden ist. Melden Sie sich einfach mit E-Mail und Passwort in Ihrem Konto auf www.gotomeeting.com an.
Geplantes Meeting veranstalten: Ihre geplanten Meetings finden Sie unter Meine Meetings – klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Meeting starten neben dem entsprechenden Meeting.
Ad-hoc-Meeting abhalten: Klicken Sie auf die Schaltfläche Meeting starten und wählen Sie die Option Neues Meeting. Ihr Meeting wird sofort gestartet. Klicken Sie im Bedienpanel auf die Schaltfläche „Andere Personen einladen“, um Personen zu dem Meeting einzuladen. Ein Fenster mit einer Anleitung zur Teilnahme öffnet sich. Diese können Sie den Teilnehmern per E-Mail, Sofortnachricht oder Anruf zukommen lassen.
Ein Meeting planen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Meeting organisieren und wählen Sie die Option Meeting planen. Tragen Sie die Meetinginformationen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Planen. Es wird automatisch eine E-Mail-Einladung für das Meeting versendet.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, mit nur einem Klick ein spontanes Meeting zu starten:
- Doppelklicken Sie auf das GoToMeeting-Symbol im Infobereich der Taskleiste.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Meeting, die in Microsoft Outlook und verschiedene Nachrichtenanwendungen integriert ist.
- Geplante Meetings können mit nur einem Klick gestartet werden. Melden Sie sich hierzu auf der GoToMeeting-Website an und rufen Sie die Seite „Meine Meetings“ auf.
Auf einem Mac
Klicken Sie einfach auf das GoToMeeting-Symbol im Dock und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Neues Meeting“.
Ihr Meeting beginnt und das Organisator-Bedienpanel von GoToMeeting wird auf der rechten Bildschirmseite angezeigt.
Auf einem PC
Um ein Meeting im Voraus zu planen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das GoToMeeting-Symbol im Infobereich der Taskleiste unten rechts auf dem Bildschirm, wählen Sie Meeting planen, geben Sie Ihre Kontoinformationen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden. Geben Sie dann im Dialogfeld „Meeting planen“ die Meetinginformationen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Planen.
Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass das Meeting geplant wurde. Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, wird eine E-Mail-Erinnerung generiert. Außerdem können Sie Teilnehmer über einen Termin im Outlook-Kalender einladen.
Auf einem Mac
Um ein Meeting im Voraus zu planen, klicken Sie auf das GoToMeeting-Symbol im Dock, wählen Sie Meeting planen, geben Sie Ihre Kontoinformationen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Anmelden“. Geben Sie dann im Dialogfeld Meeting planen die Meetinginformationen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Planen. Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass das Meeting geplant wurde.
Auf einem PC
Um ein wiederkehrendes Meeting zu planen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das GoToMeeting-Symbol im Infobereich der Taskleiste unten rechts auf dem Bildschirm, wählen Sie Meeting planen, geben Sie Ihre Kontoinformationen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden. Aktivieren Sie dann im Dialogfeld Meeting planendas Kontrollkästchen neben „Wiederkehrendes Meeting“. Hierdurch werden die Einstellungen für die Planung eines Meetings deaktiviert. Das Meeting bleibt offen und steht unter „Meine Meetings“ zur Verfügung, bis Sie es löschen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Planen.
Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass das Meeting geplant wurde. Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, wird eine E-Mail-Erinnerung generiert. Außerdem können Sie Teilnehmer über einen Termin im Outlook-Kalender einladen.
Auf einem Mac
Um ein Meeting im Voraus zu planen, klicken Sie auf das GoToMeeting-Symbol im Dock, wählen Sie Meeting planen, geben Sie Ihre Kontoinformationen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden. Aktivieren Sie dann im Dialogfeld „Meeting planen“ das Kontrollkästchen neben „Wiederkehrendes Meeting“. Hierdurch werden die Einstellungen für die Planung eines Meetings deaktiviert. Das Meeting bleibt offen und steht unter „Meine Meetings“ zur Verfügung, bis Sie es löschen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Planen. Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass das Meeting geplant wurde.
Auf einem PC
Um ein im Voraus geplantes Meeting zu starten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das GoToMeeting-Symbol im Infobereich der Taskleiste unten rechts auf dem Bildschirm, wählen Sie Meine Meetings, geben Sie Ihre Kontoinformationen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden. Wählen Sie dann im Dialogfeld „Meine geplanten Meetings“ das Meeting, das Sie starten möchten, und klicken Sie auf Start.
Auf einem Mac
Um ein im Voraus geplantes Meeting zu starten, klicken Sie auf das GoToMeeting-Symbol im Dock, wählen Sie Meine Meetings, geben Sie Ihre Kontoinformationen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden. Wählen Sie dann im GoToMeeting-Dialogfeld „Meine Meetings“ das Meeting, das Sie starten möchten, und klicken Sie auf Start.
Auf einem PC
Ein Moderator kann eine einzelne Anwendung übertragen, indem er auf der Zugriffsleiste im Bedienpanel mit der rechten Maustaste auf das Symbol für die Bildschirmübertragung klickt und anschließend die zu übertragende Anwendung aus der Liste der vorhandenen Anwendungen auswählt.
Auf einem Mac
Da die Freigabe eines bestimmten Bildschirms für Mac-Benutzer noch nicht zur Verfügung steht, sollten Sie sämtliche Anwendungen schließen, die nicht freigegeben werden sollen, bevor Sie mit der Bildschirmfreigabe beginnen.
Die Bildschirmfreigabe muss nach dem Starten eines Meetings aktiviert werden. Zu Beginn ist sie in GoToMeeting deaktiviert, damit die Teilnehmer Ihre Präsentation nicht verfrüht sehen.
Klicken Sie zum Aktivieren der Bildschirmfreigabe im Organisator-Bedienpanel auf die Schaltfläche Meinen Bildschirm freigeben.
Falls die Teilnehmer Ihren Bildschirm immer noch nicht sehen, wenden Sie sich bitte an den globalen Kundensupport.
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